Formation Gérer et prévenir les situations difficiles par téléphone

Modules distanciels :

• E-quiz en amont/aval de la formation.

Anticiper et repérer les signes d’une situation difficile au téléphone

• Identifier les facteurs qui favorisent l’escalade lors d’un échange téléphonique.
• Repérer les signaux verbaux et vocaux : hausse du ton, interruptions, répétitions, reproches ou menaces.
• Identifier les formulations, attitudes et réponses qui risquent d’aggraver la situation. 
• Préparer ses marges de manœuvre : solution possible, alternative, délai, transfert ou recours hiérarchique.
• Autodiagnostic : Identifier ses forces et axes d'amélioration pour gérer des clients difficiles.

Désamorcer les tensions grâce à une communication structurée

• Pratiquer l’écoute active pour clarifier les faits, la demande et les émotions.
• Questionner et reformuler sans contredire ni alimenter le conflit.
• Adapter son ton, son rythme et son vocabulaire à la situation pour accueillir l’émotion sans approuver les comportements inadaptés.
• Annoncer une réponse défavorable ou un délai avec assertivité.
• Atelier de formulation : remplacer les expressions déclencheuses par des réponses professionnelles et apaisantes.
• Mise en situation : gérer un client mécontent et reprendre progressivement la conduite de l’appel

Reprendre la maîtrise de l’échange et construire une issue acceptable

• Identifier le besoin réel derrière la demande ou la réclamation.
• Recentrer l’échange sur les faits et sur ce qui peut être traité.
• Poser une limite claire face aux interruptions, attaques personnelles ou propos agressifs.
• Conclure en récapitulant la décision et les engagements pris.
• Simulation téléphonique : maîtriser un pic émotionnel, recadrer l’échange et obtenir un accord sur la suite.

Préserver son équilibre émotionnel après un appel difficile

• Identifier les effets d’un appel conflictuel sur son comportement et sur les échanges suivants.
• Utiliser des techniques courtes de gestion du stress et de prise de recul pour retrouver son calme.
• S’appuyer sur les procédures internes, le collectif et le manager lorsque la situation le nécessite. 
• Exercice de récupération : expérimenter une routine courte pour retrouver sa disponibilité après un appel tendu.
• Plan d’action : définir ses réflexes pour anticiper les situations difficiles et terminer sa journée plus sereinement.