Formation Acheteur public expert

1er jour

 

Objectifs

• Maîtriser l’essentiel des dispositions prévues par le Code de la commande publique et la jurisprudence,
• Garantir la fiabilité et la sécurité des différentes procédures d’achat public
• Prévenir et maîtriser les risques et les litiges dans chacune des phases du processus achat

MAÎTRISER LES RISQUES EN PHASE DE PASSATION

Rappeler les principes fondamentaux de l'achat public

• Le Code de la commande publique
• Définition des marchés publics et des accords-cadres
• Les marchés publics exclus de l'ordonnance et le cas des marchés réservés

Définir le besoin

• Le sourcing
• L'obligation d'allotir
• Les principes de rédaction d'un cahier des charges techniques
• L'approche normative et/ou fonctionnelle
• Les spécifications techniques et labels : définition et utilisation
• L'introduction de variantes
• L'évaluation quantitative et financière : le coût global, les unités opérationnelles, l'évaluation annuelle des besoins

Maîtriser les différents types de procédures d'achats

• Les marchés inférieurs au seuil 
• La procédure adaptée
• Les marchés spécifiques (sociaux-culturels) : la liste de l'arrêté 2016 et leurs règles particulières
• L'appel d'offres
• La procédure avec négociation
• Le dialogue compétitif

Approfondir les règles de sélection des candidatures

• Le point sur les conditions de participation
• Les interdictions de soumissionner facultatives et obligatoires
• Les documents et justificatifs à demander au stade de la candidature (arrêté du 22 mars 2019)
• Les règles et modalités de sélection des candidatures
• Les mesures de simplification du dossier de candidature : le DUME
• La possibilité de reporter l'analyse des candidatures à la fin de la procédure

Analyser les offres

• Le choix de critères de jugement des offres appropriés
• Le critère du coût du cycle de vie
• La prise en compte des critères sociaux et environnementaux
• Les modalités d'analyse des offres
• Les méthodes de notation
• L'analyse des variantes
• L'analyse des offres dans le cadre des marchés allotis
• La détection des Offres Anormalement Basses (OAB)
• La régularisation possible des offres
• Les conditions de mise en oeuvre de la négociation

Informer les candidats non retenus 

• Les mentions portées sur les décisions de rejet
• Le délai de suspension de la signature du marché public
• Les particularités relatives aux procédures adaptées
• Les documents et pièces communicables aux entreprises éliminées

2e jour

MAîTRISER LES RISQUES EN PHASE D'EXÉCUTION

Analyser les pièces contractuelles selon les différents types d'actes d'achat

• La constitution d'un marché
• Le contrat et ses pièces de référence (CCAP, CCTP, référence au CCAG applicable le cas échéant, mémoire technique..)
• La pièce financière la plus appropriée 
• L'acte d'engagement, quelle valeur ?
• Les actes additionnels : avenants et actes spéciaux

Comprendre l'impact de la forme du marché sur le suivi d'exécution

• La stratégie du choix du prestataire et son impact (cotraitance solidaire ou conjoint)
• Les accords-cadres : marché subséquent et accord-cadre à bons de commande
• Le cas de la multi-attribution
• Le phasage et les tranches

Maîtriser le suivi administratif et financier du marché

• Les actes d'exécution: ordres de service, commandes, décisions, certificats administratifs...
• Les opérations de réception et de vérification
• Le prix du marché
• Les versements des acomptes
• Le versement de l'avance
• Le régime des paiements
• Les garanties

Détecter, tracer et traiter les non-conformités

• La mise en demeure
• Gérer les pénalités
• Les évolutions du prix
• Évaluer les dispositions de contrôle interne mises en place / la chaîne des responsabilités

Maîtriser l'évolution des marchés publics

• La modification du marché en cours d'exécution
• Les marchés complémentaires et similaires
• Planifier et suivre la phase d'exécution d'un contrat
• Simplifier les modalités de traitement et d'exécution des commandes

CAS PRATIQUE
Rédiger des avenants et leur motivation

Savoir appréhender le défaut d'exécution et les résiliations

• Processus de formalisation du contrat
• Coordonner les différents acteurs du processus au sein de votre organisation
• Tirer profit des incidents d'exécution et définir les axes de progrès sur le plan procédural, financier et qualitatif: la capitalisation du retour d'expérience de l'exécution des contrats

CAS PRATIQUE
Rédiger des fiches d'incidents et des mises en demeure

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Objectifs

• Maîtriser les possibilités offertes par la réglementation pour concevoir et gérer des montages contractuels concernant les marchés publics complexes

• Assurer le rôle d'expert architecte des contrats d'achats publics

1er jour

Comprendre le cadre général des marchés complexes

• Définition d’un marché complexe

• Les points clés : qualité, délai, quantité, prix

• Les risques des marchés complexes

Étude de cas : analyse des intérêts et risques de l’analyse du besoin

 Identifier les besoins

• Les catégories d’achats concernées

• La définition des besoins

  • l’analyse des besoins : la typologie d’achat, les contraintes, les délais de réalisation (urgence, importance…) et l’utilisation de la matrice SWOT

  • l’analyse des risques et la criticité du besoin

  • comprendre la notion de flexibilité du besoin via le CriNiFlex

• La planification des besoins

  • la matrice PCDA (Plan Check Do Action),

• Le planning d’achat : coût, délais, outils, livrables

Étude de cas : mise en place d’un tableau de criticité et d’une matrice SWOT

2e jour

Cerner les spécificités de chaque montage complexe

• Le Code Général de la Propriété des Personnes Publiques (CG3P)

• Le droit réel

• Les outils contractuels

• Les marchés de maîtrise d’œuvre

• Le partenariat d’innovation

  • les principes de l’innovation

  • le guide des solutions innovantes

  • les conditions de recours

• Les concessions

  • les délégations de service : typologie, durée, résiliation

  • les AOT

    • l’obligation de mise en concurrence

    • les dérogations possibles

    • la durée d’occupation

  • la redevance

  • la résiliation d’une AOT

  • les appels à projets

  • les marchés globaux de performance

  • les contrats de coopération

  • les baux emphytéotiques

Étude de cas
Analyse de situation (enjeux et objectifs) et choix du montage

Les procédures dédiées

• La procédure concurrentielle avec négociation

• Le dialogue compétitif

• Le partenariat d’innovation

• Le concours

 Identifier les clauses essentielles à intégrer en fonction du marché / accord-cadre retenu

• Les clauses administratives

  • la sous-traitance

  • la cotraitance

  • les modifications au contrat

  • les vérifications

• Les clauses techniques

  • la réception

  • les ordres de service

• Les clauses financières

  • les avances

  • les modes de révisions des prix

  • les décomptes finaux

  • la rémunération du titulaire

Étude de cas : rédaction de clauses contractuelles

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Objectifs

• Définir et mettre en oeuvre les stratégies d'achats à partir des besoins et du marché fournisseurs
• Intégrer les éléments liés aux directives publiques et à la politique d'achat de l'organisme
• Optimiser l'efficacité économique et environnementale des achats dans une logique de maîtrise des risques

1er jour

Définir les principes liés à la stratégie d’achat public : concept et cadre d’action

•       Distinguer les notions de politique d’achat et de stratégie d’achat

•       Connaître les principes et les outils du marketing achat

•       Élaborer et positionner la stratégie d’achat dans le processus achat 

Procéder à la classification et la programmation des besoins d’achats de l’organisme public

•       Recenser les différentes catégories de besoins d’achats

•       Définir la typologie des marchés fournisseurs associés aux besoins d’achats

•       Rationaliser les modalités de gestion des besoins d’achats

•       Planifier, programmer et piloter l’activité des achats de l’organisme public

ÉTUDE DE CAS en groupe
Élaboration d’une classification simplifiée des besoins d’achats de l’organisme 

Procéder à l’analyse des besoins d’achats de l’organisme

•       Analyser les données essentielles liées à la caractérisation des besoins d’achats

•       Prendre en compte le cycle de vie des besoins d’achats et les modalités d’utilisation et de consommation

•       Intégrer les objectifs de développement durable

Élaborer le diagnostic stratégique des besoins d’achats de l’organisme

• Procéder à l’analyse ABC des besoins d’achats et identifier les gains potentiels

• Analyser et évaluer les risques liés à la typologie des besoins d’achats et au marché fournisseur

ÉTUDE DE CAS en groupe

Élaboration d’une analyse ABC des besoins d’achats de l’organisme

2e jour

Procéder à l’analyse du marché fournisseur lié aux besoins d’achats de l’organisme

•       Organiser le recueil et la gestion des informations liées au marché fournisseur

•       Analyser les prix et les éléments constitutifs des prix ou des coûts 

Identifier et caractériser les leviers d’achat à mettre en œuvre dans la stratégie d’achat

• Connaître les possibilités offertes par les règles applicables à l’achat public

• Définir les principaux leviers d’achat à mettre en œuvre : standardisation, mutualisation, expression fonctionnelle du besoin, gestion en coût global, négociation

ÉTUDE DE CAS en groupe visant à rédiger une fiche synthétique de proposition de leviers d’achat applicables à différentes typologies d’achat

Assurer la mise en œuvre de la stratégie d'achat

• Décliner les éléments de la stratégie d'achat dans chaque phase du processus achat

• Adapter et optimiser l'emploi des ressources et l'organisation de la fonction achats

• Intégrer les éléments de la stratégie d'achat dans le tableau de bord

• Mesurer et évaluer les résultats de performance obtenus dans la satisfaction des besoins

• Assurer le reporting et conduire les actions correctives

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Objectifs

• Utiliser les méthodes d'analyse comportementale
• Optimiser ses performances personnelles pour convaincre son fournisseur
• Gérer des négociations en situation complexe et conflictuelle

1er jour

Identifier les facteurs de complexité d’une négociation

• Un rapport de forces déséquilibré (fournisseur unique, achat critique)
• Un domaine/projet complexe, stratégique, délicat avec des enjeux forts
• Un différend important, voire un conflit
• Une négociation en groupe (implication de plusieurs acteurs)
• Une négociation avec des personnes difficiles
• Une négociation interculturelle…

Développer son pouvoir de négociation d’acheteur

• La balance des pouvoirs acheteur/vendeur
• Développer ses pouvoirs à l’achat
• Développer son attractivité en tant que donneur d’ordres, acheteur public

Négocier avec un fournisseur en situation de monopole

• Identifier les enjeux que l'on représente pour le fournisseur
• Utiliser la matrice achats ou matrice de Kraljik pour situer son projet d’achat dans celle-ci
• Définir quels leviers actionner

ÉTUDE DE CAS
Une mise en situation préliminaire sera proposée aux participants afin de leur permettre d’identifier les enjeux de leur achat, les pouvoirs et leviers dont ils disposent dans certaines situations d’achat (achat stratégique, achat critique notamment)
OUTILS
Balance des pouvoirs et matrices achats (Kraljik, attractivité)

Identifier son profil de négociateur, les forces et faiblesses des fournisseurs et leurs motivations

• Mieux connaître sa personnalité et son profil de négociateur
• Connaître les méthodes classiques des vendeurs (AIDA et SONCAS) pour déceler les motivations de l’interlocuteur du fournisseur

OUTILS
Fiches méthode AIDA (Attention Intérêt Désir Action), SONCAS (Sécurité Orgueil Nouveauté Confort Argent Sympathie)
AUTODIAGNOSTIC
Quels profil et style de négociateur êtes-vous ?

2e jour

Identifier son profil de négociateur, les forces et faiblesses des fournisseurs et leurs motivations (suite)

• Analyser ses réussites en négociation et les échecs ou problèmes rencontrés
• Savoir identifier la personnalité de son interlocuteur pour mieux le cerner et faire évoluer son style personnel
• Décrypter la communication non verbale de son interlocuteur
• Se synchroniser avec son interlocuteur (utiliser les bases de la méthode PNL)
• Utiliser l’intelligence émotionnelle dans la négociation (écoute active, empathie, questionnement et reformulations)

Sortir d’une situation de conflit ou d’entretien bloqué tout en préservant ses intérêts et la relation avec son interlocuteur

• Travailler la confiance en soi et l’affirmation de la relation de négociation (développer son assertivité pour conduire la négociation, convaincre en vue d’un accord)
• Savoir gérer ses émotions
• Utiliser le DESC pour dénouer une situation de conflit, de blocage de la négociation

OUTILS
Le DESC
ATELIER EN SOUS-GROUPES
Mise en pratique des 4 étapes du DESC (Décrire les faits, exprimer les Émotions, proposer des Solutions, décrire les Conséquences positives) dans différentes situations de blocages

Négocier en équipe (ou avec plusieurs interlocuteurs)

• Identifier les différents acteurs et décrypter les jeux d’influence et de décision dans l’équipe du fournisseur
• Savoir distribuer les rôles de l’équipe acheteuse avant l’entretien de négociation (leader, participants)
• Gérer les relations entre les acteurs du processus achat

ÉTUDE DE CAS
Séquences vidéo simulant une séquence de négociation en équipe
Analyse et débriefing en groupe

Vaincre les objections

• Comprendre l’objection
• Exploiter l’objection pour amener à une conclusion satisfaisante

ÉTUDE DE CAS
Travail en sous-groupes sur le recensement des objections les plus fréquentes
- identification des difficultés rencontrées

- restitution et présentation en plénière, mutualisation des meilleures approches

- le traitement des objections, exploitation en séance des travaux réalisés par les sous-groupes

Objectifs

• Maîtriser les méthodes de recherche et de sélection des fournisseurs
• Évaluer leur performance, en vue d'optimiser la satisfaction des besoins 
• Identifier et piloter ses fournisseurs stratégiques
• Favoriser l'accès des PME à la commande publique

1er jour

Appréhender le marché fournisseur

• Connaître les différents types de prix pratiqués par le marché fournisseur
• Construire une base de données des fournisseurs par typologie d’achat
• Sourcer et évaluer les nouveaux fournisseurs et les prestataires 
• Évaluer les interdépendances administration / entreprises
  • matrice de préférence fournisseur ou SPM (Supplier Positionning Matrix) pour mesurer l'attractivité du compte vs son CA auprès de l'administration.
  • matrice de Kraljic entre la complexité du marché et les enjeux de la dépense
• Centrales d'achat / achats transfrontaliers

Optimiser la participation des opérateurs économiques 

• Assurer la maîtrise des risques liés à l'achat dans les clauses contractuelles
• Prévoir le suivi et l'évaluation des titulaires dans les pièces du marché
• Définir et introduire des critères pertinents pour le choix des offres en ayant recours à des critères d'innovation, de coût global, de coût du cycle de vie
• Favoriser des offres innovantes en utilisant l’allotissement et le recours à la proposition variante
• Intégrer utilement les exigences écoresponsables et socio-responsables et leur mode d’évaluation

ÉTUDE DE CAS

Exemples de clauses types à insérer dans les documents du marché

2e jour

Gérer la relation fournisseurs au cours de l’exécution des marchés 

• Mettre en place un dispositif et une méthodologie de gestion de la relation avec les fournisseurs dans le cadre de l’exécution des marchés
• Définir et surveiller les points clés de l'exécution des contrats d'achat au regard des critères générateur de la performance attendue
• Organiser la communication avec le fournisseur pendant l’exécution des marchés

Mesurer la performance obtenue par le fournisseur dans l'exécution du marché

• Établir les modèles de grilles d'analyse et procéder au recueil des données obtenues
• Élaborer une revue de fournisseurs
• Évaluer et comparer les résultats obtenus lors de l'évaluation avec les objectifs contractuels initialement fixés dans les pièces du marché
• Analyser le fonctionnement des clauses du marché et gérer les anomalies ou dysfonctionnements constatés
• Communiquer avec les fournisseurs sur les résultats obtenus
• Mettre en application les mesures correctives et/ou les sanctions prévues dans les pièces contractuelles

ÉTUDE DE CAS

Mise en œuvre d'une grille d'évaluation fournisseur permettant d'établir un référentiel des indicateurs d'écarts et de dysfonctionnement dans le cadre de l’exécution d’un marché

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module