Formation Chargé de rédaction et de suivi des marchés publics

Objectifs

• Définir les différentes catégories de contrats publics et leur champ d'application (marchés, accords-cadres, marchés de partenariat, concessions)
• Identifier les leviers permettant la prise en compte du développement durable (insertion, ESS, non-responsabilité, circuits courts...) et de l'innovation
• Favoriser l'accès des PME à la commande publique

Connaître le cadre juridique de la commande publique

• Le Code de la commande publique (focus sur la distinction entre marchés publics et concessions)
• L'ordonnance du 26 novembre 2018 et le décret d'application du 3 décembre 2018
• Le cadre général des marchés publics
• Les principes fondamentaux de la commande publique, communs à tous les contrats

Identifier les acteurs de l’analyse des besoins et leur rôle

• L’identification des acteurs
  • acheteurs
  • pouvoirs adjudicateurs
  • entités adjudicatrices
  • opérateurs économique
  • candidats
  • soumissionnaires
  • titulaires
• Le rôle de l’acheteur et du prescripteur dans cette phase
• La prise en compte de l’environnement de l’achat (politique et stratégie achat)
• Prendre en compte l’environnement fournisseur
• Le sourcing et le benchmarking

Déterminer le juste besoin avec les outils adaptés

• Établir l'organisation interne
  • le volet achats
  • le volet marchés publics
• Réaliser les supports de recensement des besoins
  • la fiche d'expression des besoins
• Définir le cadre réglementaire, normatif et référentiel de l'analyse du besoin
  • les points importants du droit des marchés publics pour l'analyse du besoin
    • le renforcement de l’achat responsable
    • la référence aux spécifications techniques
    • le recours aux labels
    • l’importance d’une bonne définition du besoin
    • le guide « analyse fonctionnelle » 

Les achats centralisés

• Centrales d’achats
• Groupements de commandes
• Focus sur la généralisation de la dématérialisation des procédures

Appréhender les techniques d’achats particulières

• SAD
• Enchères électroniques
• Catalogue électronique

Différencier les différentes catégories et types de marchés

• Les différents types de marchés
  • travaux
  • fournitures et services
  • prestations intellectuelles
  • techniques de l’information et de la communication
  • maîtrise d’œuvre
  • industriels
  • mixtes 
• Les formes de marchés (unique, à tranches, à lots)
• Le marché de partenariat
• Les marchés globaux (conception-réalisation, de performance, sectoriels)
• Le partenariat d'innovation

Apprécier les seuils dans les marchés publics

• Les différents seuils et règles à respecter
• La computation des seuils
• Sécuriser les modalités de publicité dans les marchés publics

Identifier les outils permettant de favoriser l'accès des PME à la commande publique

• Comprendre les attentes et les contraintes des PME et adapter la procédure en conséquence
• Déterminer avec pertinence le choix de la procédure
• Réussir son allotissement
• Anticiper avec pertinence les clauses contractuelles (clauses incitatives / avance de trésorerie...)

Gérer les procédures de passation des marchés

• Marchés passés sans publicité ni mise en concurrence préalables
• La procédure adaptée
• Les procédures formalisées
  • l’appel d’offres (ouvert, restreint)
  • la procédure avec négociation
  • le dialogue compétitif

Identifier les leviers permettant la prise en compte du développement durable (insertion, ESS, éco-responsabilité, circuits courts...) et de l'innovation

• Mesurer les modalités de l'insertion sociale et professionnelle dans la commande publique
• Mesurer les modalités procédurales et contractuelles pour favoriser le développement durable (cahier des charges, critères...)
• L'innovation comme nouvel espace de liberté pour la commande publique : comment faire ?

CAS PRATIQUE

Travail sur un marché public avec des clauses d'insertion professionnelle

Sélectionner les candidatures et analyser des offres

• La sélection des candidats
• La sélection des offres
  • la régularisation des offres
  • focus sur l’open data
  • la notification du marché
  • le choix de l’attributaire
  • détermination de l’offre anormalement basse
  • analyser les variantes
  • élaboration des éléments d’analyse

CAS PRATIQUE

Illustration avec examen d'un rapport d'analyse des offres

Appréhender les outils liés à l’exécution du marché

• Les modifications du contrat en cours d’exécution
• Sous-traitance et cotraitance
• Avances et acomptes
• Résiliation du marché

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Objectifs

• Analyser le contenu des Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG)

• Rédiger des clauses contractuelles conformes aux obligations légales et réglementaires, adaptées aux besoins et préservant l'équilibre contractuel

• Sécuriser la rédaction du règlement de consultation (présentation des candidatures et des offres, formulation des critères de jugement des offres...)

Définir le rôle clé du DCE

• L'élaboration du DCE dans le cadre du déroulement du processus d'achat

• La phase amont de la passation du marché public

• La définition des besoins : étape cruciale dans l'élaboration du DCE

Identifier les pièces constitutives d'un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

• Les pièces contractuelles : CCTP, CCAP, acte d'engagement, bordereaux des prix et DPGF

• Le choix du CCAG adéquat et focus sur la rédaction d'un CCAP fournitures courantes et services

• Les pièces de la consultation : le règlement de la consultation

Appréhender le besoin exprimé dans le CCTP

• La relecture du CCTP en appréhendant les deux types de documents :  normatif et/ou fonctionnel

• La notion de cahier des charges fonctionnel

• La possibilité de variantes et/ou les prestations supplémentaires éventuelles

 Identifier les clauses essentielles d'un CCAP

• La construction du CCAP à partir du CCTP

• Le recours possible à un clausier

• Les dangers du « copier-coller »

• L'ordre de priorité des pièces contractuelles

• Les principales clauses d'un CCAP

• Les clauses de prix

• Les autres clauses financières

• La référence au CCAG (ex : clauses essentielles des CCAG : délais, pénalités, réception, résiliation, clauses de propriété intellectuelle...)

  • le choix du CCAG de référence

  • l'articulation essentielle entre le CCAP et le CCAG de référence

  • le mécanisme des dérogations

Rédiger l'acte d'engagement

• Le moment de la signature du marché par l'opérateur économique

• Le nouveau formulaire d'acte d'engagement (ATTRI1) ou la construction de son propre modèle

• L'engagement de l'opérateur économique ou du groupement d'opérateurs économiques

• Les principales rubriques de l'AE et sa cohérence avec les autres pièces contractuelles 

• La clause relative à l'avance

• Les dispositions essentielles à insérer en cas de groupement

Préparer le règlement de consultation

• Les principales rubriques d'un RC

• Les pièces relatives à la candidature

• Les nouvelles mesures de simplification au stade de la candidature

• Les documents spécifiques à l'offre

• La durée de validité des offres

• La possibilité de présenter des variantes et/ou des prestations supplémentaires éventuelles

• Les critères de sélection des candidatures / de choix des offres

• Les mentions relatives à la dématérialisation

• Le cadre de réponse pour le mémoire technique

ÉTUDE DE CAS
Rédaction d'un CCAP type marché de service
Rédaction d'un RC
Analyse d'un acte d'engagement et d'une DPGF

ATELIER NUMERIQUE : Créer un DCE assisté par l'IA

• Rédaction assistée du RC

• Contrôle de cohérence

• Génération d'une check-list

• Relecture critique par l'acheteur

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Objectifs

• Sécuriser l'ensemble des actes de procédure (avis de marchés, PV de dépouillement des candidatures et des offres, tableau d'analyse, courriers de rejet, courriers de notification, rapport de présentation, données essentielles...)

• Convoquer et organiser la réunion de la CAO

• Piloter le reporting procédural auprès des opérateurs non retenus et des tiers (demande d'explications, communication de documents, open data...)

Préparer le lancement de la consultation

• Les différentes formalités de publicité (seuils)

• Les différents supports de publication

• La rédaction de l'avis d'appel public à la concurrence ou du courrier de consultation

ETUDE DE CAS
Rédaction d'un avis européen de marché
EXEMPLE de courrier

Gérer le recueil des candidatures et des offres

• La rédaction du PV d'enregistrement des plis

• Les conditions de régularisation de l'incomplétude des dossiers

EXEMPLES
Modèles de PV et de courriers

Maîtriser l'analyse des candidatures et des offres

• La prise en compte des critères publiés

• L'élaboration des tableaux d'analyse

• Les modalités de restitution de l'analyse

• Le traitement des offres non-recevables (offres irrégulières, inacceptables, inappropriées)

• Le cas des offres anormalement basses

EXEMPLE
Modèles de tableaux et de courriers

Sécuriser la notification des décisions

• L'élimination des candidatures

• Le rejet des offres irrecevables

• L'information des opérateurs dont l'offre n'est pas retenue

• L'information de l'opérateur attributaire du marché

• Les justifications complémentaires : la communication des documents procéduraux et contractuels

• La mise en oeuvre du délai de standstill

• La notification du marché

Assurer le reporting de fin de procédure auprès des tiers

• Le rapport de présentation

• L'avis d'attribution du marché et l'avis d'intention de conclure

• La publication des données essentielles (open data)

ATELIER NUMERIQUE : Créer un DCE assisté par l'IA

• Rédaction assistée du RC

• Contrôle de cohérence

• Génération d'une check-list

• Relecture critique par l'acheteur

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Objectifs

• Élaborer et suivre le calendrier d'exécution du marché (reconduction, affermissement des tranches optionnelles...)

• Rédiger les documents d'exécution (bons de commandes, ordres de services) et calculer les sommes à payer (avances, variations de prix...)

• Traiter les aléas (rédiger les actes modificatifs...) et les précontentieux liés à la relation contractuelle (mises en demeure, résiliation, transaction, médiation....)

Cerner les principales obligations du marché et la répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire

• Les pièces à étudier

  • l'identification des apports clés des principaux CCAG

  • les pièces contractuelles du marché : techniques (CCTP) et administratives (CCAP)

  • l'AE et ses annexes financières

• Les clauses incitatives et dissuasives dans les relations contractuelles

CAS PRATIQUE
Analyse des clauses contractuelles contenues dans un CCAP « fil rouge »

Préparer le suivi d'exécution du marché en toute sécurité

• Le début de la relation contractuelle, l'établissement d'un calendrier global d'exécution du contrat

• Les reconductions

• L'affermissement des tranches

• Les ordres de service

• Les bons de commande

• Les vérifications qualitatives et quantitatives

• Les opérations de suivi et de contrôle

• L'application des pénalités

• La sous-traitance et la cotraitance

• Les incidents pouvant survenir lors de la relation contractuelle : comment les gérer ?

CAS PRATIQUE
Litige opposant un sous-traitant au titulaire et ses conséquences pour le paiement

Gérer les modifications du marché initial

• Les formes d'événements impactant les marchés

• Les modifications du marché

  • les différents cas

  • les conditions de mise en oeuvre

• Les marchés complémentaires et de prestations similaires

CAS PRATIQUE
Rédaction d'un avenant 

2e JOUR

Connaître les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités

• Le calcul du délai global de paiement

• Le délai de l'ordonnateur et du comptable

• La suspension du délai de paiement

• Les contrôles des pièces justificatives pour paiement

Analyser la procédure de règlement pendant l'exécution

• L'avance et ses modalités de remboursement

• La fréquence minimale des paiements

• Le contenu d'un projet de décompte mensuel

• Le caractère provisoire de l'acompte

• Le réglement partiel définitif : intérêt et limites

• Les pénalités de retard et leurs éventuelles remises (point sur la jurisprudence)

• La retenue de garantie, la caution et la garantie à première demande

• Les cessions et nantissements de créances

ETUDE DE CAS
Etablissement d'avances et d'acomptes

Maîtriser les conditions de mise à jour des prix

• La forme des prix

• Le contenu du prix

• L'actualisation et la révision des prix

ETUDE DE CAS
Actualisation et révision d'un prix

Connaître les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités

• Le calcul du délai global de paiement

• Le délai de l'ordonnateur et du comptable

• La suspension du délai de paiement

• Le contrôle des pièces justificatives pour paiement

Mesurer les conséquences du non-respect des délais de paiement

• Les intérêts moratoires

• Le cas du conflit sur le montant à payer

• Le référé-provision et ses conditions de mise en oeuvre

• Les protocoles transactionnels

ETUDE DE CAS
Retard de paiement et calcul des intérêts moratoires

Sécuriser la fin des relations contractuelles

• Les conséquences financières et contractuelles en matière de travaux

  • le projet de décompte final

  • le décompte général et définitif

• La période de garantie et sa mise en oeuvre

• Le remboursement de la retenue de garantie, de la caution, de la garantie à première demande

• Les conséquences financières de la résiliation d'un marché

  • les cas de résiliation prévus par les différents CCAG

  • le contenu d'un décompte de résiliation

 Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module