Formation Gestionnaire administratif et financier des marchés publics

1er Jour

S'intégrer dans le cadre juridique du suivi financier et comptable des marchés financiers 

• Les apports du décret de Gestion Budgétaire et de Comptabilité Publique (GBCP)
• Élaboration d'un budget : le principe du Budget Base Zéro (BBZ)
• Les différentes catégories de crédits budgétaires
  • les Autorisations d’Engagement (AE)
  • les Crédits de Paiement (CP)
• Les règles de gestion des crédits budgétaires (AE et CP)
• La présentation des gestionnaires de crédit (responsables de programme et de budget opérationnel de programme)
• La nomenclature budgétaire
  • par destination (missions, programmes et actions)
  • par nature de dépense (titres)
• Les fonctions des cellules comptables et de suivi des marchés dans la qualité budgétaire : les cellules d'engagement, d'ordonnancement et de liquidation
• Le cadre contractuel préalable du règlement financier : missions des cellules de contrôle interne et de contrôle de liquidabilité

Quizz sur les finances publiques

Connaître les dispositions sur les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités

• Le calcul du délai global de paiement au regard du droit applicable pour les organismes d’état, les collectivités territoriales et le secteur hospitalier
• Le délai de l’ordonnateur et du comptable
• La suspension du délai de paiement
• Les contrôles des pièces justificatives pour paiement

CAS PRATIQUE
Analyse d’une étude sur les délais de paiement

2e Jour

Analyser la procédure de règlement pendant l'exécution

• L’avance et ses modalités de remboursement
• La fréquence minimale des paiements
• Le contenu d’un projet de décompte mensuel
• Le caractère provisoire de l’acompte
• Le règlement partiel définitif : intérêt et limites
• Les pénalités de retard et leurs éventuelles remises (point sur la  jurisprudence)
• La retenue de garantie, la caution et la garantie à première demande
• Les cessions et nantissements

CAS PRATIQUE
Analyse des clauses contractuelles relatives à l’exécution financière du marché

Mesurer les conséquences du non-respect des délais de paiement

• Les intérêts moratoires
• Le cas du conflit sur le montant à payer
• La notion d’accord minimum
• Le référé-provision et ses conditions de mise en œuvre
• Les protocoles transactionnels

CAS PRATIQUE
Retard de paiement et calcul des intérêts moratoires

Sécuriser la fin des relations contractuelles

• Les conséquences financières et contractuelles
  • le projet de décompte final
  • le décompte général de l’opération
• La période de garantie et sa mise en œuvre
• Le remboursement de la retenue de garantie, de la caution, de la garantie à première demande

CAS PRATIQUE
Élaboration d’un projet de décompte final

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

1er JOUR

Définir le poste du gestionnaire administratif et financier des marchés publics

• Définir ses principales activités
• Rôle transversal du poste et des missions dévolues 
• Environnement externe : opérateurs économiques, organes de contrôle des marchés, organes de publicité... 
• Qualités requises et compétences clés

Cerner les principales obligations du marché et la répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire

• Les pièces à étudier
  • l'identification des apports clés des principaux CCAG (options...)
  • les pièces contractuelles du marché : techniques (CCTP) et administratives (CCAP)
  • les annexes financières
• La répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire
• Les clauses incitatives et dissuasives dans les relations contractuelles

CAS PRATIQUE
Analyse des clauses contractuelles contenues dans les CCAG

Préparer le suivi d’exécution du marché en toute sécurité

• Le début de la relation contractuelle
• Les ordres de service
• Les bons de commande
• Les vérifications qualitatives et quantitatives
• Les opérations de suivi et de contrôle
• L’application des pénalités
• La sous-traitance et la cotraitance
• Les incidents pouvant survenir lors de la relation contractuelle : comment les gérer ?
• Les reconductions
• L’affermissement des tranches optionnelles

CAS PRATIQUE
Litige opposant un sous-traitant au titulaire et ses conséquences pour le paiement

Gérer les modifications du marché initial

• Les prix dans les marchés
  • la forme des prix
  • le contenu du prix
  • l’actualisation et la révision des prix
• Les cas de modifications du marché en cours d'exécution

CAS PRATIQUE
Actualisation et révision d’un prix

2e JOUR

Préparer le bon pilotage de l’exécution de vos marchés

• Définir le rôle et la finalité du pilotage de l’exécution des achats
• Définir les acteurs du pilotage, leur rôle et leur contribution
• Impliquer chacun des acteurs dans le suivi des achats, coordonner et planifier leur intervention
• Définir les moyens et l’organisation du suivi des achats
• Mettre en place des outils partagés avec les prestataires
• Programmer les différentes étapes du contrôle en lien avec les différentes phases de l’exécution

CAS PRATIQUE
Mise en place de grilles d’analyse pour mener l’action ad hoc suite à un événement ou contrôle

Mettre en œuvre le pilotage de l’exécution de ses marchés

• Identifier les paramètres à suivre
  • les paramètres financiers
  • les paramètres quantitatifs
• Mettre en place les indicateurs de suivi visant :
  • à identifier les incidents d’exécution
  • à évaluer la qualité des prestations
  • à évaluer et comparer les fournisseurs
• Élaborer le tableau de bord du pilotage de l’exécution des achats
• Organiser et planifier le pilotage
• Évaluer et contrôler la performance obtenue à travers l’exécution des marchés
• Assurer le reporting
• Tirer profit des incidents d’exécution et définir les axes de progrès sur le plan financier et qualitatif

CAS PRATIQUE
Mettre en place des fiches d’évaluation des fournisseurs (fournitures, maintenance et services)

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Définir le contrôle interne comptable

• L’environnement de contrôle interne
• Les acteurs du contrôle interne comptable
• L’évaluation périodique du contrôle interne comptable : rôle de l’audit interne et de l’audit externe
• Les 3 « e » efficacité, efficience et économie
• La traçabilité, la sécurité, la transparence
• Les outils pour évaluer la performance

Identifier les risques des marchés publics

• L'identification des risques
  • les facteurs de risques
  • les évènements déclencheurs
  • les impacts du risque
• L'évaluation, la mesure et l'hiérarchisation des risques
• La maitrise des risques
  • les réponses aux risques
  • les contrôles
• L’arbitrage entre risques et mesures de contrôle interne comptable
• Les risques majeurs chez le gestionnaire et l’ordonnateur
  • la mauvaise définition des besoins, la sous estimation
  • le non respect de la procédure de passation de commande
  • les engagements sont mal ou ne sont pas retracés en comptabilité (erreur)
  • l'absence ou erreur de contrôle réel du service fait
• Les risques inhérents au suivi des marchés
  • documentation, organisation et traçabilité
  • les problèmes d’information de communication et de circulation des documents de marchés
• Les risques majeurs chez le comptable
  • l'incompétence juridique du signataire des pièces
  • les pièces justificatives absentes, insuffisantes ou invalides
  • l'absence de service fait
  • la mauvaise imputation comptable : Enregistrement comptable sur un compte erroné
  • la mauvaise régularisation de l’avance
  • la carence dans la régularisation de l’avance
  • la carence dans le traitement de cession/opposition
  • la carence dans la libération de la retenue de garantie

CAS PRATIQUE
Préparer une analyse des risques par groupe et par type de risque à partir des procédures, tâche, opération, objectif.
Identifier, évaluer, mesurer et répondre aux risques.
Identifier les contrôles à mettre en place

Maîtriser les outils d’évaluation du contrôle interne comptable 

• Les référentiels: de contrôle interne comptable et de contrôle interne organisationnel
• Le référentiel de contrôle interne du processus de la commande publique
• La piste d’audit
• Le tableau des risques
• Le tableau des forces et des faiblesses
• L’organigramme fonctionnel
• L'évaluation de la performance:
  • comment la maîtrise des risques influence l’amélioration de la performance?
  • les outils d’évaluation de la performance: les indicateurs de performance

CAS PRATIQUE
La piste d’audit appliquée au marché public

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module

Analyser le cycle stratégie-objectifs-actions-risques-contrôles-indicateurs-réalisations-résultats-impacts

Le pilotage des objectifs

• Le diagnostic : savoir définir les objectifs, les enjeux
• Calculer les écarts significatifs
• Évaluer les actions, les réalisations, les résultats, les impacts
• Les outils de l’évaluation de la performance des résultats
• Les objectifs et Les indicateurs de performance
• Les principaux indicateurs concernant
  • l’efficacité
  • l’efficience
  • l’économie
  • la traçabilité
  • la sécurité
  • la durabilité
• Exemples :
  • l’évaluation des fournisseurs
  • l’efficience  de l’approvisionnement et des travaux
  • l’efficience de la fonction achats
  • l’optimisation des coûts
• Une évaluation du rapport « qualité/coût » des marchés publics
• Les objectifs d’efficience

CAS PRATIQUE
Définir des indicateurs de performance des résultats.

Mettre en œuvre le reporting

• Le contrôle de gestion et le suivi-évaluation
  • les tableaux de bord : objectifs - résultats - indicateurs
• L’utilité du reporting : communiquer les résultats des marchés publics
  • vocation interne
  • vocation externe
• Modalités de mise en œuvre du reporting : les acteurs
• La méthodologie de travail:
  • les bonnes et les meilleures méthodes
• Modernisation des systèmes d’information et de communication

CAS PRATIQUE
Réaliser un tableau de bord basé sur les objectifs et les indicateurs de résultats

Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module